La organización de un grupo de personas para formar un equipo

Ayudándonos de alguna experiencia propia en organizar grupos para algún proyecto, podemos definir cuáles son los elementos que garantizan la buena organización hacia la formación de un equipo.

El propósito y la estrategia consensuada

El primer elemento fundamental en toda organización sería asegurarse que el grupo tiene claro el propósito y lo comparte. Este elemento en las organizaciones humanas es prioritario. En la organización de un grupo se ha de definir la misión y asegurarse de una buena comunicación y aceptación por parte de las personas del grupo. Junto con el propósito hay que definir de manera consensuada la estrategia y los planes de acción, es decir, cómo vamos a conseguir ese propósito, los caminos y las tareas que habrá que realizar para llegar a conseguir el objetivo del grupo.

Estos dos elementos, propósito y estrategia, conforman un primer par de elementos en la organización grupal, uno sin el otro no se puede dar. Son la parte primaria de la organización del grupo y en la que se basan todos los demás aspectos de organización. Si un grupo empieza su andadura sin establecer objetivos y estrategias será muy difícil organizarse. No es muy efectivo definir un objetivo sin detenerse a pensar en la estrategia o viceversa, estrategias que, aunque minuciosamente definidas tienen una deficiencia en el objetivo, es decir, que no se tiene claro dónde se quiere llegar, son improductivas.

La flexibilidad en los roles en función de las personas

La estrategia y planes de acción van a definir tareas que hay que realizar y deben especificarse en unos roles determinados. Es necesario agrupar las tareas en distintos roles que determinen una sinergia en función del esfuerzo, las características y la relación entre ellas. No es efectivo que todos hagan de todo ni todo sea responsabilidad de todos. Es importante que al definir estos roles debe tenerse en cuenta las cualidades de las distintas personas que componen el grupo; por tanto, la distribución de las distintas personas del grupo entre los roles a desempeñar será flexible. Las personas no tenemos los mismos talentos para el desempeño de los roles. Habrá que ajustar cada rol funcional a la persona responsable.

Estos dos elementos, estructura de roles y personas, conforman el segundo par importante en el que de nuevo uno sin el otro es imposible para una eficacia en la organización. Si determinamos unos roles perfectos en su definición estructural pero no existe persona con las cualidades necesarias para ejecutarlo, estaremos perdiendo el tiempo. Tampoco es válido tener personas con altas capacidades y talento y no definir cuáles serán sus responsabilidades, ya que esas personas no sabrán cómo aprovechar sus competencias y tenderán a desmotivarse y frustrase al no poder evaluar de forma clara sus resultados medidos en el cumplimiento del rol.

Importancia de formalizar las relaciones con procesos

Por último, una vez definidos los roles y las personas que se responsabilizarán de llevar término las estrategias para conseguir el propósito, deben definirse las interacciones a nivel de información y comunicación que serán necesarias para que el grupo conozca en cada momento la situación del trabajo y pueda controlar el cumplimiento de los planes o la corrección de los mismos. La definición de la interacción se realizará marcando las relaciones necesarias entre las distintas personas del grupo, ya sean a nivel individual o grupal.

Estas relaciones deben formalizarse en unos sistemas o procesos de información y comunicación. Mantener relaciones es muy importante, pero si no están formalizadas pueden ocasionar muchos problemas en los grupos de trabajo. No se trata de evitar las relaciones informales entre el grupo, estas siempre existirán y son muy necesarias para las organizaciones humanas, pero hay que definir cuáles son formalmente imprescindibles para que la información fluya a la hora de la toma de decisiones.

Por tanto, la definición de relaciones y su sistemática serán el tercer par que completa una buena organización de un grupo. Las relaciones sin procedimientos o sistemas no son muy efectivas. Muchos grupos establecen formas de relaciones amplias y profundas entre sus miembros, y es cierto que en un principio fomentar este elemento en la organización es positivo, pero si no hay un proceso o sistema de comunicación establecido para delimitar cuáles de esas relaciones son necesarias en la toma de decisiones, el chismorreo y la hiper-comunicación terminarán por deteriorar los vínculos que se hayan establecidos. Por el contrario, establecer sistemas o procedimientos de toma de decisiones que no fomenten las relaciones entre las personas promoverá que el proceso se vuelva automático sin la efectividad del análisis emocional ni la flexibilidad que necesita toda toma de decisiones.