Informar no es comunicar, para comunicar hay que conseguir una conexión que nos lleve a una acción en común.

Una buena comunicación es la clave para conectar y transmitir confianza con otras personas y así generar un ambiente necesario para compartir acciones comunes, pero existe una gran confusión sobre lo que es una buena comunicación y tendemos a no diferenciarla de lo que solo es informar.

Muchos de nosotros nos limitamos a transmitir información en nuestros escritos y charlas. Transmitir mensajes no deja de ser una mera acción informativa, una verdadera comunicación necesita de un intercambio de puntos de vista con el objetivo de llegar a un acuerdo que genere una acción común, como su propio nombre indica: común/ic/acción.

Cómo dice Leo Batuta en su estupendo ensayo Focus, estamos malgastando nuestra vida con tanta distracción a mensajes informativos y casi ninguna comunicación. Nunca la humanidad ha estado tan distraída cómo ahora, las notificaciones del e-mail, Twitter y mensajes de Facebook, una fila de pestañas abiertas en el navegador y los móviles siempre encendidos. Estamos hasta el cuello con la corriente de la hiper-información, pero estamos muy poco comunicados.

Hay muchos modelos que se centran en cómo transmitir una información, que hablan del emisor, el receptor, el mensaje, etc., pero pocos ayudan a completar el proceso para convertirlo en una verdadera comunicación.

Un proceso de comunicación ha de pasar por cinco etapas si queremos que sea completo:

1.- Definir bien el propósito, es decir, transmitir para qué y cuál es el objetivo de necesitar comunicarnos con el otro o los otros. Muchos son los ejemplos en los que procesos de comunicación han sido deficientes por no abordar esta primera etapa. Si se asiste a una reunión donde no se conoce el propósito, si nos citan a una entrevista sin saber cuál es el objetivo, si pedimos conversar con una persona si decir para qué, etcétera, se está provocando una actitud defensiva de la parte que no sabe el para qué, lo que impedirá una apertura necesaria para conseguir el propósito. La importancia de transmitir de manera manifiesta el para qué necesitamos comunicarnos con los demás es la prioridad para efectivizar el proceso comunicativo.

2.- Dejar que la otra parte nos informe de su punto de vista sobre el propósito. Es importante ser conscientes de que la otra parte ha de empezar a informarnos antes de expresar nosotros nuestras ideas. Existen técnicas de indagación interesantes que ayudan a que la otra parte exprese de manera abierta su información sin nuestra influencia. El tan de moda y denostado coaching no deja de ser una buena técnica que ayuda mucho durante esta etapa. Preguntar de manera neutral, dejar un espacio de libertad donde la otra parte pueda expresarse y no juzgar lo que dice son comportamientos necesarios para dejar que las personas hablen.

3.- Escuchar sin tener que realizar un esfuerzo por oír. Hoy oímos muchas cosas, pero somos incapaces de escuchar, pues se trata de atender, es decir, de orientar los sentidos hacia el otro para interesarse de su información, y de entender. Captar el mensaje que la otra persona está transmitiendo y, sobre todo, tolerar el otro punto de vista, aceptar que su información tiene un marco de referencia, quizás diferente al nuestro, pero cierto e importante que necesita sea tomado en cuenta para la acción común. La verdadera escucha es una participación activa, tener en cuenta lo que la otra parte informa para la decisión final, es decir, ser conscientes de que la posición de la otra parte es lo único que nos une para crear algo común.

4.- Exponer nuestra información y nuestro punto de vista. Aquí la asertividad nos ayuda en la transmisión de mensajes de manera clara y abierta. Para ser asertivo hay que fundamentar con argumentos nuestra información y nunca contraponerla a la información recibida anteriormente. Tendremos dos puntos de vista diferentes pero ciertos, dos marcos de referencias distintos pero complementarios, por lo que lo que faltaría un consenso para completar el proceso.

5.- Llegar a un acuerdo sobre qué acción común vamos a emprender. Aquí el debate, el diálogo, la confrontación (bien entendida) y el acuerdo final son fundamentales. Lo acuerdos se pueden lograr de diferentes maneras, pero el consenso para una comunicación perfecta es la mejor de ellas, ya que la decisión final es participada por todos los involucrados en el proceso. Las acciones decididas de cada parte no tienen que ser iguales, pero si consensuadas. El consenso es difícil de alcanzar, por tanto la decisión final no concordará al cien por cien en nuestra posición. Para lograrlo, algunas recomendaciones importantes son las de no discutir acerca de juicios individuales y hacerlo teniendo como base la lógica del objetivo de la comunicación, tampoco hay que evitar el conflicto cambiando de opinión solo por llegar a un acuerdo, y por último hay que ver las diferencias como una ayuda en vez de un estorbo en la toma de decisión.

El valor de los errores: enseñar a aprender.

Enseñar es ir más allá de transmitir información. Cuando una persona solo recibe información “sabe acerca de”, y tristemente estamos acostumbrados que muchas veces los procesos de aprendizaje se queden ahí. Un ejemplo es la asistencia a una conferencia o a una clase magistral, si nos preguntan ¿qué aprendiste?, respondemos acerca del tema del que nos informaron y solo eso, confundimos el “saber acerca de” con el aprendizaje.

Aprender significa “saber hacer” hoy lo que ayer no sabía o no podía, es decir desarrollar una habilidad (el “know how” de los ingleses o el “savoir faire” de los franceses). Por tanto, de la información o conocimiento acerca de una cosa, a la habilidad de saber hacerla, está lo que denominamos el periodo de práctica, y este se convierte en el principal paso del aprendizaje. Ya Confucio indicaba en su filosofía que “solo cuando una persona hace las cosas las aprende” y  Einstein aseguraba que “el aprendizaje es experiencia, todo lo demás es información”.

A través de mi experiencia, el proceso de aprendizaje en una persona pasa por cuatro etapas:

1ª Identificarse con el tema.- Etapa en la cual la persona demuestra alguna motivación por el tema que va a aprender, tiene interés por aprender. Es común no obstante encontrarse a veces con personas poco identificadas con los temas en una acción de entrenamiento. Comerciales que no se sienten vendedores, líderes que no asumen su rol, personas que asisten a un curso por obligación, etc. En esos casos ¿qué puede hacer un entrenador? El esfuerzo se dirigirá a motivar a sus alumnos hacia el tema, a interesar, a influir en la actitud de aprender. Nunca se puede dar por supuesto que un alumno viene con la motivación y la actitud proactiva al aprendizaje (y en España menos). Es cierto que si en la persona no existe una automotivación (una pequeña brasa en su interior, un talento propio) poco se puede hacer, pero esa motivación necesita ser reavivada con un estímulo externo. Leonardo Wolk, uno de los coach que conocí en mi periodo de trabajo en  Argentina, lo expone claro en su famoso libro “El arte de soplar brasas”.

2ª Admitir que se necesita aprender.- El segundo paso de aprendizaje es más difícil de incorporar. Para admitir que no se sabe, si la persona no tiene experiencias anteriores, cuesta más. Es por eso que cuando asistimos a una sesión  de entrenamiento, curso o seminario sin ninguna experiencia anterior sobre el tema, sacamos menos provecho de ella. Es precisamente en esta etapa en la que la experiencia y los errores cometidos nos sirven y mucho, ya que nos están haciendo conscientes de nuestra incompetencia, por lo que estamos en definitiva admitiendo que necesito aprender.  La disposición a admitir la ignorancia (no lo sé) también acepta que puede demostrase que las cosas que sabemos son erróneas, y eso nos permite obtener más conocimientos, de echo esta actitud ha sido el hecho fundamental por la que la revolución científica ha influido tan fuertemente en la evolución del ser humano desde el año 1500 (del libro “De animales a dioses” de Yuval N. Harari). Es importante dejar que la persona se equivoque pues el error es el factor desencadenante de estar abierto a mejorar. Muchas veces la respuesta está en uno mismo, por tanto entrenar a alguien es provocar los errores y facilitarle la búsqueda de mejoras.

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3º Adquirir conocimientos.- Sin los otros dos pasos anteriores, nunca una persona puede de verdad fijar un conocimiento, una técnica, un método. Es la etapa con la que se confunde el proceso de aprendizaje y a veces pensamos que aprender es solo escuchar con atención. No caemos en la cuenta que escuchar no es incorporar una información, para eso he de consensuar la  información, concordarla con mi conocimiento. A la hora de enseñar, por tanto, también el entrenador debe de permitir que las personas opinen, disientan y den su punto de vista y aporten su marco de referencia a las teorías, técnicas o métodos que se estén analizando. Ese proceso por tanto es un puro proceso de comunicación, es decir de poner en “común” una idea para una “acción” determinada posterior. Es por eso que la incorporación de un conocimiento en una clase sin participación activa del personal formado, disminuye mucho su eficacia.

4º Practicar.- Es la última etapa del proceso de aprendizaje, y la que por desgracia menos se practica. Es en esta etapa de práctica cuando normalmente surgen de nuevo los errores, ya que aún no se ha desarrollado la habilidad. Estos errores  obligan a la persona a tomar una decisión, un camino. Este camino tiene dos direcciones opuestas y emprender una u otra depende de cada cual. En la primera dirección, la más fácil, la persona decide abandonar la práctica con la consiguiente crítica hacia la teoría o el conocimiento recibido, el refugio en la zona de comodidad es decir en la experiencia anterior y el rechazo a la posibilidad de crecimiento. En la segunda, la más costosa, la reacción ante un error es más tranquila y constructiva, la persona se “pre-ocupa”, se obliga a ser creativo, a pensar y a buscar recursos propios, únicos, para efectivizar la nueva experiencia y así aprender. Es aquí donde la mayoría de procesos de aprendizajes fallan. Por eso el compromiso de planes de acción de puesta en práctica, los procesos de ayuda, motivación y reconocimiento de los avances se convierten al final como la culminación de un proceso de entrenamiento exitoso.

No quiero terminar este artículo sin dedicar unas palabras  a la importancia que en el mundo de las organizaciones tiene el dejar que se cometan errores, por supuesto con el riesgo calculado.

Siempre se ha dicho que preferimos personas que se equivoquen, a las que no cometen errores pues eso significa que están tomando decisiones, pero por desgracia en el mundo de las empresas cuando alguien comete un error, la reacción habitual es tratar de esconderse, porque eso normalmente trae el castigo o la crítica de los demás y de los responsables.

He vivido algunas experiencias en empresas donde los empleados saben que los errores no provocan represalias, y la verdad es que la atmósfera creada es de desarrollo y aprendizaje, de personas que están dispuestas a aportar ideas y sugerir cambios. Eso es importante para el éxito a largo plazo de una organización, aprender de los errores reduce la posibilidad de que sean repetidos o multiplicados.

Como dice Bill Gates, “celebrar el éxito es bueno, pero es más importante aprender las lecciones derivadas del fracaso. De la forma en que una empresa o una persona lidie con los errores, podrá determinarse como extraerá las mejores ideas y el mejor talento, y como podrá responder a los cambios con eficacia”.